Законодательными актами РФ четко установлено, что ИП и юридические лица в обязательном порядке обязаны сохранить свои налоговые и бухгалтерские документы. Виды документации и конкретные сроки и правила хранения также определены актами.

Сохранность бухгалтерских документов прописана сразу в нескольких актах. Одним из таких законов является закон «О бухгалтерском учете». Также НК, закон о ведение архива и документооборота предприятия. Руководитель предприятия несет полную ответственность за сохранность положенной по закону документации.

Законодательством определены сроки сохранности, но могут отличаться для различных видов деловых бумаг. Допустим, в течение 4-х лет должны храниться документы, которые подтверждают расходы и различные выплаты социальной направленности. Сроки хранения отчетов и первичной документации установлены в правилах архива, но не могут быть меньше пяти лет. Допустима и электронная документация. Но вместе с электронным носителем должны храниться сертификаты подписи и подтверждающие их статус бумаги.

Документы можно сохранять в архивных организациях или же создать свой собственный архив предприятия.

Если подходящим кажется вариант с созданием собственного архива, то нужно понимать, что понадобится подходящее помещение. Оборудовано оно должно быть, хорошей, желательно металлической дверью и решетками на окнах. Внутри должны стоять стеллажи для документации. Также документы должны быть защищены от воздействия дневного и солнечного света. Папки с документами должны находиться в хронологическом порядке, подписаны и должны быть аккуратно разделены по делам и прошиты.

Если воспользоваться вариантом с хранением документации за пределами организации, то можно выделить значительные плюсы. Во-первых, не потребуется подготавливать помещение и тратиться на доп. Оборудование и аренду или содержание помещения. И появляется вариант для создания электронного архива. А во-вторых, ваши документы будут точно защищены от внешних факторов и посторонних лиц.

Стоит обратить внимание на то, что ответственность за сохранность документации в полной мере накладывается не только на директора, но и на главного бухгалтера, в одинаковой мере. В том случае если сроки или порядок хранения будет нарушен, то ответственное лицо будет обязано уплатить установленный законодательством штраф. Это приравнивается к административным правонарушениям. Грубым нарушением, за который штраф будет уже больше, считается потеря или порча первичных деловых бумаг.

По истечении срока для обязательного хранения, данные документы должны быть сожжены или уничтожены в специальном приборе. Если по каким-либо причинам собственными силами сделать этого не получается, то следует обратиться в специализированную организацию.

Бухгалтерское сопровождение бизнеса в Москве

Нормативно-правовые акты, а конкретно Закон о бухгалтерском учете и НК РФ, предусматривают должные правила хранения бухгалтерских деловых документов. Не соблюдение регламентированных правил может быть наказано дополнительными налогами или штрафами.


Администратор РЭМ-Консалтинг

Администратор РЭМ-Консалтинг

Юридическая фирма РЭМ Консалтинг - профессиональные юридические услуги от высококвалифицированных специалистов в Москве.