В социальной рекламе говорят: «простые вещи спасают жизнь». В бизнесе «простые бумаги спасают бизнес». Многих останавливают простые трудности: бюрократические процедуры, горы документации, а это на самом деле легко. Но думая, что легко, многие уверены, что это не нужно – и это тоже большая ошибка. Какой самый важный документ для работы любого предприятия?

Самая важная часть работы предприятия – документально оформить сделку (операцию). Можно хорошо выполнить работу и пострадать от нерадивого партнера, а можно поработать и не очень хорошо, но защитить себя, свою работу, свое предприятие простым набором из пяти правильно оформленных бумажек.

Не важно, какого размера предприятие и каковы его виды деятельности. Заправляете ли вы картриджи или осуществляете поставку газа на миллиарды долларов – документооборот одинаково важен в вашей деятельности и служит своего рода шкалой серьезности и защищенности предприятия, поскольку небольшой или большой бизнес с минимальным оборотом документов или без него идет в никуда. Но и предприятие с избыточным документооборотом – неэффективный бюрократический аппарат, от которого зачастую страдают госучреждения и госпредприятия.

Различают документооборот бухгалтерский и управленческий, иногда его еще называют «хозяйственный учет», а также юридический, финансовый, налоговый – они являются специальными, и если и коснутся в работе, то частично и не сразу.

Есть стандартный набор документов, который может меняться в зависимости от типа контрагентов, способов оплаты и предмета сделки (товар или услуга). Но сотрудничество осуществляется по одному алгоритму:

Этап предварительных договоренностей.

Заключение договора. Договор – документ, в котором оговаривают условия сделки, цены, сроки, способы и этапы оплаты, реквизиты сторон, ответственность за просрочку, форс-мажорные обстоятельства. Документ заверяют печатью, если он заключается между юридическими лицами. Договор может быть устным, а может быть заключен посредством факса. Когда вам говорят: «Сделайте ксерокопию, пожалуйста». А вы отвечаете: «Пожалуйста, это стоит 50 копеек за лист». Это уже договор в самом простом виде. Договор необходим при постоянной работе двух контрагентов, при больших суммах сделки, при поэтапной отгрузке или оплате – всегда. И если покупатель – вы, а ваш поставщик не соглашается или уходит от заключения договора, значит что-то тут не так. Кроме самого договора важен обмен копиями уставных документов с вашим контрагентом. Это тоже подстраховывает вас и выявляет нерадивого контрагента еще на этапе заключения договора или же дает возможность судиться с ним в дальнейшем, что без комплекта документов и без правильно заполненного договора достаточно тяжело.

Оформление первичных документов. Счет-фактура – документ, подтверждающий точное наименование товара, количество единиц и стоимость определенной партии. Имеет печать и подпись одной стороны.

Этап отгрузки и возникновения обязательств. На этом этапе понадобятся такие документы, как товарная накладная, акт выполненных работ, доверенность, товарный чек, налоговая накладная. Товарная накладная подтверждает факт передачи: что именно, сколько и по какой цене вы передали. Служит документарным подтверждением отгрузки, имеет подпись получившей особы. Хорошо, если у покупателя есть печать, но это не обязательно. Акт выполненных работ – то же, что и товарная накладная, но для услуг. Служит доказательством в суде. Доверенность подтверждает право определенного лица получить у вас именно этот товар. Раньше был номерным бланком строгой отчетности. Налоговая накладная. С точки зрения банальной логики – непонятный документ, но очень важный для налогового учета. Товарный чек (кассовый) выписывается при оплате наличными.

Оформление разногласий. Разногласий может и не быть, но перестраховка лишней не будет. Для этого этапа нужно оформить такие документы, как возвратная накладная (расходная и налоговая) и дефектный акт (протокол замечаний, недостач). При оформлении разногласий собирают комиссию из представителей заказчика и исполнителя, которые и составляют эти документы.

Любая затруднительная ситуация требует профессиональной помощи, особенно, если она сопряжена с множеством потенциальных финансовых и временных издержек. Требуется консультация юриста ? Смотрите на странице юридические услуги в РЭМ-Консалтинг.

Завершение операций. Любая сделка закрывается определенными документами. Это акт сверки взаимных расчетов и бухгалтерские и налоговые отчеты. Это непосредственная работа бухгалтерии, но она базируется на документах, которые мы перечислили, что затрагивает и работающих с клиентом менеджеров, и руководителей вплоть до директора.
Вопрос: а где же деньги? На каком из этапов? Все идет параллельно и прописывается в договоре. А если вы сотрудничаете с бюджетной организацией, оплата только после отгрузки.

Вы можете повстречать людей, которые рассказывают, что у них когда-то «в лучшие времена» или до кризиса бизнес шел так «круто», что они с партнером не успевали по вечерам наличные считать, а уж какой там документооборот. Но есть одна особенность таких рассказов – они все в прошедшем времени. Либо люди наладили работу, учет, документооборот и работают нормально, либо бизнеса уже нет, и они устраиваются к вам на работу.